أتمتة الأعمال وواتساب

في كثير من الشركات ينقل الموظفون البيانات بين المتجر وواتساب والجداول ونظام المحاسبة يدويًا: ينسخون الطلب، ويراسلون العميل للتأكيد، ويُدخلون الفاتورة، ثم يتابعون الدفع.

وكل نسخة يدوية فرصة لخطأ أو تأخير، والعميل ينتظر ردًا لا يعرف أحد أنه لم يُرسل. وحين يغيب الموظف المسؤول تتوقف السلسلة كلها.

علامات قد تعرفها

• طلبات الدفع عند الاستلام تُشحن ثم ترتد لأن أحدًا لم يؤكدها مع العميل.
• يسأل العميل عبر واتساب: أين طلبي؟ لأن أحدًا لم يخبره.
• تُدخل الفاتورة نفسها في نظامين، وتختلف الأرقام بينهما.
• تذكير الدفع يُرسل حين يتذكره أحد، لا في موعده.
• لا أحد يعرف أن شيئًا فشل إلا بعد أن يشتكي العميل.

• تأكيد الطلبات عبر واتساب بزر واحد قبل تجهيزها، مع تذكير واحد ثم تحويل إلى فريق الاتصال.
• تحديثات التوصيل للعميل من حالة الشحنة نفسها، وموعد جديد بعد تعذّر التسليم.
• استفسارات الموقع وواتساب تتحول إلى عملاء محتملين لهم مسؤول، مع تصعيد إذا تأخر الرد.
• من الصفقة المكسوبة إلى أمر البيع والفاتورة في نظام ERP دون إدخال مرتين، ثم تذكير الدفع في موعده.
• سجل تشغيل لكل عملية بخطواتها، وإعادة محاولة تلقائية لما يُعالج نفسه، وشاشة لما يحتاج إلى شخص.
• قوالب واتساب بالعربية والإنجليزية، واحترام ساعات الهدوء وطلبات الإيقاف.